近年、生成AIの進化により、様々な産業で業務効率化が進んでいます。自治体においても、生成AIの活用は大きな可能性を秘めています。本コラムでは、自治体業務における生成AIの可能性と、その導入におけるポイントについて詳しく解説します。
自治体でよくある業務課題
業務効率化やデジタル化が叫ばれる昨今、自治体も多くの業務課題に直面しています。人口減少や高齢化に伴う人手不足、複雑化する行政ニーズ、それに対し変わらない大量の文書管理や工数のかかる文章作成など、様々な問題が山積しています。
- 文書・情報が散らばっている
自治体では日々、大量の文書が作成・処理されています。
業務に関するマニュアル、行政サービスに関する情報、周知文、議会議事録などから必要な情報をすぐに取り出すのは至難の業です。 - 文章作成に工数がかかる
行政からの周知を住民に分かりやすく伝える周知文や広報誌、メールでの案内文、議事録など、文章や文書を作成する機会も多いでしょう。
これらを一から作成したり、常に決まったフォーマットや表記ルールに合わせて文章を作成するのは時間や手間がかかります。 - 貯めたデータを活用できていない
庁内には過去の行政データや住民からのアンケート内容など、多くの情報が集まります。しかし、それらを業務に効果的に活用するにはスキルが必要になり、一部の職員にしか活用が進まない、あるいはその時間が取れず貯めるだけになっているケースも多く見られます。
上記でご紹介したものは一部ですが、これらの課題に対し、生成AIをうまく活用することで、業務にかかる時間を短縮しながら質を向上させ、職員の時間を有効に使うことが可能になります。
情報の検索、文章などのクリエイティブな生成、データの分析などはAIの得意な分野です。
生成AIに問いかけるだけで庁内のドキュメントやデータから必要な情報を検索したり、それらを基にした文章を生成したり、分析することが可能になります。
自治体における生成AI導入のヒント
業務の課題解決にも便利な生成AIですが、導入するにあたっては注意するべきポイントがいくつかあります。
こういった課題にぶつかり、なかなか生成AIの業務導入に踏み切れない、既に導入したがうまく運用出来ないでいるといった自治体も多いのではないでしょうか。
- セキュリティとデータ保護
自治体では、セキュリティ保護のためにLGWANと呼ばれる特殊な環境でインターネットへの接続が制限されているため、一般的に公開されている無料の生成AIサービスを使用することは出来ません。
また、入力した情報や生成された回答が学習に使用されてしまうことも大きなリスクです。内容によっては庁内の情報を流出させてしまう事になります。 - AI生成内容の正確性と信頼性
生成AIは学習した一般知識をもとに生成するため、特定の業務や行政サービス、庁内の規則に関する情報が正確でない可能性があります。生成された情報をそのまま信じることは危険です。 - 職員のプロンプト作成スキル
生成AIを利用する際には、プロンプトと呼ばれる指示文が必要になります。
このプロンプトの出来によって生成結果の精度が大きく変わります。
そのため、AIを活用する職員がプロンプトの基礎を学ぶことが必要になってきます。 - 職員の個人導入（シャドーIT）
先述した「セキュリティとデータ保護」に近しいですが、庁内で管理されたツールがない場合などに、個人的に生成AIを使用することが情報漏洩のリスクとなりえます。また、生成AIにはChatGPT、Claudeなどモデルの種類がありそれぞれに得意分野が違います。業務の分野が変われば、支給されたツールとは違うものを使いたいという場合も出てきます。
このような個人判断によるツール導入で、情報の流出や政策違反が起こるケースがあるため、方針の策定や利用に対する管理が求められます。
「AIRealize（エーアイリアライズ）」で実現する自治体の業務効率化
前段でご紹介した通り、一般的に無償公開されている生成AIを自治体業務で活用するにはいくつかの課題があります。また、利用自体が可能でも業務に適した使い方がしやすいとは限りません。
そこで、お勧めするのが自治体で業務に使用することを前提とした、生成AIサービス「AIRealize on LGWAN」です。
LGWAN環境での使用が可能で、情報が学習に使われないクローズド環境で運用できるため、安心して議事録メモなどを入力することができます。これらの機能を有するサービスを利用することで、生成AI活用の課題を解決し、業務効率化や品質向上を実現することができます。
AIRealizeを活用した効率化の例
- 庁内外の問い合わせ対応
マニュアルなどのドキュメントや行政サービスに関する資料を登録し、それを参照した回答を生成（RAG）することで、庁内や住民からの問い合わせを迅速かつ正確に解決できるようになります。
また、AIアシスタント「MyRealize」を作成して、複数マニュアルをまたぐ業務の情報をまとめたりドキュメント内の情報で回答できなかった際の問い合わせ先の案内などを指定することも可能です。
- 行政文書作成の効率化と品質向上
AIの生成を活用して文章・文書作成を自動化することで、標準化された高品質な文書を迅速に生成できます。これにより、職員は内容のチェックや専門的な部分に集中できるようになります。 - データ分析に基づく施策の提案
過去のデータやアンケート結果などを分析し、現状に合った施策を提案することで、効果的な行政運営や新たなアイデアを得ることが可能になります。これにより、住民ニーズに即応した施策の実行が期待できます。
AIRealizeで実現する次世代の自治体運営
「AIRealize」は、自治体の業務で使用する上でのニーズに対応した数多くの機能を備えています。便利な生成AIを、正しい形で活用することで次世代の行政運営を支え、職員がより効率的に業務を行える環境を提供し、住民サービスの向上にも寄与します。
生成AIの導入を検討している方や、製品を使ってこんなことは出来る？など具体的な活用の希望がある方も、ぜひお気軽にお問い合わせください。
