なぜ「あの人に聞かないと書けない」のか？自治体文書作成が抱える属人化のリスク
自治体では日々、議会資料や住民への通知文など、正確性が求められる膨大な文書が作成されています。しかし、その実務の現場では、次のような課題が慢性化していないでしょうか。
- 「過去の経緯は、〇〇さんの頭の中か、特定のフォルダにしかない」
- 「この表現や書式は、いつも△△さんがチェックしないと承認されない」
文書作成が「属人化」すると、知識量やスキルの差が業務の停滞を招きます。特に新任職員の立ち上がりが遅れるなど、組織全体の非効率につながる恐れがあります。本稿では、自治体特有の属人化課題を掘り下げ、生成AIによる「文書の標準化」と「業務効率化」の両立について解説します。
自治体業務における文書作成の「難しさ」と属人化の構造
自治体の文書作成が民間企業以上に属人化しやすいのには、3つの構造的な要因があります。
- 多様な文書と厳格な独自ルール
法令や条例に準拠した厳密な書式・文言が求められ、その習得に時間を要するため、経験者に業務が集中しがちです。 - ナレッジの散逸と共有の壁
過去の事例や判断基準が個人管理になっており、「あの人に聞かなければ進まない」という依存関係を生んでいます。 - 複雑な承認プロセス
判断基準が「暗黙知」となっている場合、修正や差し戻しが多発し、標準化を阻む要因となります。
これらは職員の負担増だけでなく、行政サービスの品質のばらつきや、正確性の担保にも影響を及ぼしかねません。
課題解決の鍵：生成AIによる文書作成プロセスの「標準化」
業務の属人化を防ぎ、品質を維持しながら効率を高めるには、ナレッジ共有の仕組みづくりと文書作成プロセスの標準化が欠かせません。ここで、生成AIが強力なツールとなり得ます。
生成AIの活用は、単なる時短ツールではありません。文書作成の「プロセスそのもの」を標準化し、品質を底上げする手段です。
- 品質と文体の統一
規定やテンプレートを参照させることで、職員ごとの文体のばらつきを排除します。 - ナレッジの資産化
過去の文書や条例をAIに参照させることで、誰でも正確な根拠に基づいた起案が可能になります。 - 付加価値業務へのシフト
AIが下書きを担うことで、職員は「企画」や「住民対応」など、より優先度の高い業務に集中できます。 - スキルの平準化
特定の職員に依存せず、誰もが一定水準以上の文書を作成できる環境を構築します。
実務で見える、生成AIによる文書作成の具体的な活用シーン
生成AIは、議会資料から住民向け通知まで、自治体の多様な文書作成において、属人化の解消と業務効率化に寄与します。
下記のような例のほかにも日頃のメールなどのちょっとした文章作成に悩む際にも活用することで、地味に手間がかかっていた業務の時間を短縮することが出来ます。
- 議事録作成
メモから重要事項を自動抽出。作成者による「まとめ方」の差をなくします。 - 住民向け通知
テンプレートに基づき、親しみやすく正確な文案を作成。誤字脱字も補助します。 - 問い合わせ回答
規則がまとめられたドキュメントや過去のQ&Aから回答案を生成。根拠資料を探す手間を省きます。 - 稟議・決裁書
要点を整理して下書きを自動作成。内部承認をスムーズに加速させます。
LGWAN対応生成AI「AIRealize」で、文書を作成してみる
自治体特有の課題を解決し、生成AIの効果を最大限に引き出すには、「LGWAN環境で安全に利用できる、セキュリティ基準を満たした専用AI」の導入が不可欠です。特に、ドキュメントを参照させて回答を生成したい場合にはセキュリティの高い環境が必要になります。
ここでは、LGWAN対応生成AI「AIRealize」を使用して、活用イメージでご紹介した中から議事録作成のデモをご紹介します。事前のテンプレート指示やナレッジ登録を行い、業務に特化したチャットボットを作成できる「MyRealize」機能を活用して、変換してほしい情報や、質問を入れるだけで特有の情報を反映した結果を生成してくれるように設定します。
まずは、「指示」にテンプレートとなるフォーマットを登録します。
ここに指示を記載しておくことで、チャット画面には速記メモやテキスト化された議事録内容を入力するだけでフォーマットに合った結果を返してくれます。
「知識（ドキュメントRAG）」に過去議事録や単語の対応表などドキュメントを登録しておけば、そこから参照して回答に反映させることも可能です。
設定が完了したら、会議内容のメモをチャット画面に入力すると、テンプレートで指示した通りのフォーマットの沿った回答が生成されます。
内容を参照した会議名の追加や、警察→警察署の変換もされていることが確認できました。
「議題が複数に分かれる場合は同フォーマットで2つに分ける」など、指示次第でよりその後の業務に合った生成が可能です。報告書なども同様の手順で生成することが出来ます。
まとめ：小さな一歩から「属人化」のない職場へ
生成AIは、自治体が抱える「属人化」という長年の課題を解消し、業務品質を底上げする強力なパートナーです。外部AIの利用が難しい自治体においては、「LGWAN で安全に利用できる専用AI」が導入の前提条件となります。
「AIRealize」は、この条件を満たしながら、文書標準化、作業の効率化、新人育成など、自治体特有の課題に寄り添った形で活用できるツールです。まずは定型的な業務からAIを活用し、職員全員が働きやすい「標準化された組織」への改革を始めてみませんか。
文書作成の属人化や、業務の進め方にお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。
