ケーススタディ_自治体：行政文書対応業務

Case③：自治体_行政文書対応業務

課題・背景

・国や他の自治体から届く、大量の周知文書の内容を正確で簡潔に自治体内で適切に展開する必要があった。

・周知内容に基づいた各部署向けの通知文や、住民向けの案内文を作成する作業に多くの時間を要していた。

・照会文への回答作成において、あらゆる規則や行政サービス情報の正確性を保つために複数の資料や、過去の事例を参照する必要があり、情報収集と整理に時間がかかっていた。

活用方法

ドキュメント検索、内容を参照した文章作成
・多くの周知文やガイドラインなどのドキュメントから、該当する内容を含むものを提示。
・特定のドキュメントの内容を基に、文字数や記載のルールに合った分かりやすい文章を作成。

部署や窓口ごとのMyRealize（AIアシスタント）の作成
・専用のMyRealizeを作成し、以下の情報を統合管理。
　情報の検索から、問い合わせ回答の文章作成まで一か所で完了できる運用を実現。
　　　ー過去の周知文書と関連して作成した文書
　　　ー自治体の条例、規則、ガイドライン
　　　ー過去の照会文への回答事例
　　　ー業務マニュアル
　　　ー最新の法令情報
・シナリオ設定で、文書の種類や対象に応じて適切な文体や構成を指示することで多様な文章に対応。

効果

・周知内容の住民向け案内文の作成や多言語対応にかかる時間が50％削減されたことで、対面での対応が必要な業務や、より価値のある業務に注力できるようになった。

・知識量の少ない新人職員でも、AIのサポートにより質の高い文書作成が可能になった。

・LGWAN対応のセキュアな環境で利用できることで、文章の要約などで職員が個人的に生成AIを使用し情報が流出するといったリスクが低減された。