Case②：イベント運営業務
使用用途
複数マニュアルの統合・情報管理・スケジュール管理
課題・背景
・イベントや会場ごとに異なるルールが存在し、1つのイベントで5つ以上のマニュアルに分かれることもあった。
・情報が散在しているため、締切確認や必要な情報の検索に多くの時間を要していた。
・複数のイベントを同時進行で管理する際に、情報の混同や見落としが発生していた。
活用方法
イベント別のMyRealize（AIアシスタント）の作成
・各イベントごとに専用のMyRealizeを作成し、以下の情報を統合管理。
「明日の開場時間は？」「VIP来場者の対応手順は？」といった質問をすることで情報をすぐに検索が可能に。
ー 運営・準備マニュアル（会場別、部署別）
ー当日のスタッフシフトと連絡先リスト
ーメールやチャットでの追加情報・更新事項
ーイベントタイムライン
ー過去の類似イベントの反省点や改善策
・シナリオ設定でマニュアルに記載がなかった場合の、イベント担当者の名前と連絡先を案内するよう指示。
AIによる業務アシスト
・「締め切りがYYYY/MM/DDから一週間以内のものを表示」などの指示をすることで、直近の締め切りを確認。
・シフトの組み直し作業も、AIに変更条件やシフトルールを指示することで自動でシフト案を作成。
効果
・個人のシフト状況から各種手続きに関する内容まで一箇所で確認できるようになり、確認の手間が80％大幅に削減された。
・シフトの組み換えや直近の手続き締め切りなど、人の目で情報を探し出したり比べたりしていたような内容も、まとまった形で生成されることで情報検索だけでなく、作業の時間も大きく減少した。
・マニュアルには書かれていない情報の問い合わせ先もすぐにわかるようになり、スムーズな進行と問題解決に貢献した。